- Als je als MKB-ondernemer zelf geen e-bikes wil kopen voor werknemers, is zakelijke lease een mogelijkheid.
- Er zijn grofweg twee opties: de leasekosten deels of geheel betalen als werkgever óf de werknemer gebruik laten maken van een bruto-nettoregeling.
- De verdeling van de kosten tussen werkgever en werknemer kan op verschillende manieren geregeld worden.
De e-bike van de zaak staat volop in de belangstelling. De fiscus rekent sinds begin dit jaar met een relatief lage bijtelling van 7 procent voor privégebruik van een een zakelijke e-bike. Voor een paar euro’s per maand kunnen werknemers al een e-bike nemen voor woon-werkritten.
Voorheen moest de werknemer een kilometeradministratie bijhouden. De werknemer moest aannemelijk kunnen maken dat hij of zijn de fiets echt veel gebruikte om de fiscale voordelen te mogen genieten.
Sinds 1 januari 2020 hoeft er geen kilometeradministratie meer te worden bijgehouden. Formeel geldt nog wel de eis dat een werknemer de fiets van de zaak op minimaal de helft van het aantal werkdagen zakelijk gebruikt.
E-bike: voordelen voor de werkgever
Voor een werkgever kan het verstrekken van een e-bike of fiets van de zaak aan werknemers verschillende voordelen hebben. Werknemers kunnen door het fietsen gezonder en vitaler worden. Bovendien is er minder parkeerruimte: fietsen vergen immers minder plek dan auto’s.
Het inzetten van e-bikes kan er zelfs voor zorgen dat de onderneming beter bereikbaar wordt. Dat speelde bijvoorbeeld voor pretpark De Efteling, zij zijn 'fietsambassadeur' geworden, óók om de toegangswegen naar het park minder vol te krijgen. Met 3.300 medewerkers scheelt het als -een flink- deel van de Efteling-collega's op de fiets komt, in plaats van met de auto.
Werkgevers hoeven voor het woon- werkverkeer minder of geen reiskostenvergoeding te betalen als werknemers een 'fiets van de zaak' hebben. Op de dagen dat een werknemer met de leasefiets komt, vervalt de kilometervergoeding.
Mocht de werknemer niet iedere werkdag met de fiets of e-bike komen, maar af en toe met de auto of het openbaar vervoer dan mag je voor die dagen wel een kilometervergoeding geven. Dit is voor 0,19 euro per kilometer belastingvrij.
De formele regel is dat als een werknemer een fiets van de zaak gaat rijden, die fiets minimaal de helft van de werkdagen als vervoermiddel voor woon-werkverkeer gebruikt moet worden.
Foto: Pixabay
Kosten voor MKB-ondernemer
Hoe pakt het uit voor de werkgever, een ondernemer met een MKB-bedrijf die bijvoorbeeld 50 werknemers heeft positief zijn over een elektrische leasefiets van de zaak.
Er zijn allerlei mogelijkheden om een serie e-bikes te regelen. De werkgever zou natuurlijk zelf de elektrische fietsen kunnen kopen of werknemers een renteloze lening geven om een fiets te kopen. Maar niet iedere werkgever heeft het geld liggen om zomaar tienduizenden euro's uit te geven of te lenen. Ook het onderhoud regelen is niet iets waar iedere werkgever trek in heeft.
Voor een werkgever die wil werken met leasefietsen zijn er twee hoofdmogelijkheden: hij of zij kiest ervoor een fiets ter beschikking te stellen en betaalt als werkgever de leasetermijnen aan het leasebedrijf. Die manier van werken heet wel 'ter beschikking stelling'. Als de werkgever alle kosten van de lease voor zijn rekening neemt, betaalt de werknemer alleen de fiscale bijtelling.
Een andere aanpak wordt wel het 'cafetariasysteem' genoemd. De werkgever laat de werknemer de leasekosten zelf betalen uit het brutoloon. De werknemer kiest uit het aanbod, maar betaalt de leasekosten ook zelf. Die brutobijdrage blijft voor de werknemer onbelast. Die betaalt dus de leasebedragen uit het brutoloon.
Uiteraard zijn er tussenvormen denkbaar en verschillende verhoudingen van bijdragen van respectievelijk de werkgever en werknemer. We illustreren dat in dit artikel aan de hand van enkele voorbeelden.
E-bike ter beschikking stellen
Werkgever betaalt 100% van de leaseprijs
Stel de ondernemer heeft geen zin om zelf de fietsen te kopen. Hij schakelt een leasemaatschappij in voor de aanschaf en het onderhoud van de fietsen; de werkgever kiest voor operational lease. De fietsen worden geen eigendom van het bedrijf. Er hoeft daarmee geen grote investering te worden gedaan.
Laten we aannemen dat de werkgever voor een leasefiets inclusief uitgebreide service, verzekering en onderhoud 50 euro per maand betaalt voor een fiets van 1.500 euro. We kijken ook naar een fiets van 2.500 euro met maandelijkse leasekosten van 80 euro per maand.
De looptijd van het contract is drie jaar, dus de werknemer heeft 36 maanden lang een prima, goed onderhouden fiets.
We krijgen dan het volgende beeld:
Voor 50 fietsen met een waarde van 1.500 euro per fiets is het totale leasebedrag per maand 2.500 euro; bij een waarde van 2.500 euro per fiets komt de totale leaseprijs neer op 4.000 euro per maand voor 50 fietsen.
De werknemer betaalt in dit geval ook een bijtelling voor privégebruik. Bij een fiets van 1.500 euro komt de fiscale bijtelling neer op 8,75 euro per maand per werknemer; voor een fiets van 2.500 euro gaat het om 14,60 euro per maand.
Bij een inkomen tot iets meer dan 68.500 euro geldt een belastingtarief van 37,35 procent. De fiscale bijtelling van 8,75 euro kost de werkgever dan netto afgerond 3,30 euro per maand; voor de fiets van 2.500 euro betaalt de werknemer netto 4,40 euro per maand.
Verdient de werknemer bruto meer dan 68.500 euro per jaar, dan betaalt die netto ongeveer 4,40 euro per maand voor de fiets van 1.500 euro; bij de fiets van 2.500 euro gaat het netto om 7,20 euro per maand.
Werkgever en werknemer betalen elk 50%
De werkgever kan er ook voor kiezen een werknemer mee te laten betalen voor een mooie, luxe e-bike. Een idee zou kunnen zijn dat de werknemer en werkgever ieder de helft van de leasekosten dragen.
In dit geval betaalt de werknemer geen bijtelling voor privé-gebruik meer. Als de eigen bijdrage vanuit het nettoloon van de werknemer hoger is dan de bijtellingskosten, dan vervalt de bijtelling. Er wordt dan geen 7 procent van de waarde van de e-bike opgeteld bij het belastbare inkomen van de werknemer.
Zou de werkgever een bijdrage van 50 procent van de leaseprijs aan de werknemer vragen, dan krijg je het volgende beeld:
Te zien is dat de maandelijkse kosten voor de werkgever halveren. De werknemer betaalt per maand ruim 5 keer zo veel als in het voorbeeld waarbij de werknemer alleen de bijtelling voor privé-gebruik betaalt.
Cafetaria-werkwijze: werknemer betaalt uit brutoloon
De tweede hoofdvariant valt onder het cafetariasysteem. Hierbij betaalt de werknemer de leasebedragen zelf, maar die worden verrekend via het brutoloon.
Laten we aannemen dat de werknemer ook in dit geval voor een leasefiets met een waarde van 1.500 euro een bedrag van 50 euro per maand betaalt; voor een fiets van 2.500 zijn de kosten 80 euro per maand.
De werknemer schakelt een leasemaatschappij in voor de aanschaf en het onderhoud van de fietsen en kiest voor operational lease. De fietsen worden niet het eigendom van de werknemer en hij heeft ook geen hoge kosten ineens.
De werknemer betaalt de leasebedragen vanuit het brutoloon.
Je krijgt dan het volgende beeld:
Als de werknemer tot en met 68.507 euro per jaar verdient, betaalt deze door het fiscale voordeel niet 50 euro per maand voor de fiets met een waarde van 1.500 euro, maar 31,33 euro per maand.
Voor de fiets met een waarde van 2.500 euro betaalt de werknemer 50,12 euro per maand, in plaats van de kale leaseprijs van 80 euro per maand.
Verdient de werknemer meer dan 68.507 euro per maand dan is het fiscale voordeel groter. Voor de fiets van 1.500 euro per maand wordt het netto maandbedrag 25,25 euro en voor de fiets van 2.500 euro gaat het om 40,40 euro per maand..
De werknemer betaalt hier wel weer de bijtelling voor privé-gebruik van 7 procent van van de waarde van de fiets. Dus er komt dan nog een paar euro per maand bij.
Dit artikel is onderdeel van een serie over zakelijke e-bikes, mede mogelijk gemaakt door Hellorider.
Meer weten over de voordelen en kosten van een e-bike? En hoe werkt een e-bike van de zaak voor jouw personeel precies? Download nu helemaal gratis de whitepaper van Hellorider, waar al jouw vragen in worden beantwoord.